Politique de confidentialité

1. Introduction

Clarifa (ci-après « Clarifa », « nous » ou « notre ») exploite le site web clarifa.ai et offre des services d'automatisation par intelligence artificielle, incluant des réceptionnistes AI, des chatbots AI, la création de sites web, d'applications et de workflows automatisés.

Clarifa est une entreprise établie au Québec, Canada. Nous servons des clients au Canada et à l'international.

La présente politique décrit quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi nous les recueillons, comment nous les utilisons, à qui nous pouvons les communiquer et quels sont vos droits. Elle a été rédigée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (LPRPSP), telle que modifiée par la Loi 25, ainsi qu'à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE/PIPEDA) applicable au niveau fédéral canadien.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 3.1 de la LPRPSP, Clarifa a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP). Cette personne veille au respect de la présente politique et de la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels.

William Bélanger
Responsable de la protection des renseignements personnels
william.belanger@clarifa.ai

Pour toute question, demande d'accès, de rectification, de suppression ou de portabilité de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec notre RPRP à l'adresse ci-dessus.

3. Portée de la politique

La présente politique s'applique aux renseignements personnels recueillis par Clarifa dans le cadre de ses activités, notamment via :

• Le site web clarifa.ai et tout sous-domaine associé
• Les formulaires de contact et de demande de démonstration
• Les communications par courriel, téléphone ou messagerie
• La prestation de nos services (réceptionniste AI, chatbot AI, sites web, applications, workflows)

Cette politique s'applique à toute personne qui visite notre site web, utilise nos services ou communique avec nous, que cette personne soit située au Québec, ailleurs au Canada ou à l'international.

4. Renseignements personnels recueillis

4.1 Informations fournies directement par vous

• Formulaire de contact ou de démonstration : nom, nom d'entreprise, adresse courriel, numéro de téléphone, message
• Communications : contenu des courriels, appels ou messages que vous nous envoyez
• Relation contractuelle : informations nécessaires à la prestation de nos services (coordonnées, informations d'entreprise, données de facturation)

4.2 Informations recueillies automatiquement

• Données de navigation : pages visitées, durée de visite, type d'appareil, navigateur, système d'exploitation, résolution d'écran
• Adresse IP : recueillie automatiquement lors de votre visite
• Données de localisation approximative : dérivées de l'adresse IP (pays, région)
• Cookies et technologies similaires : nécessaires au fonctionnement du site (voir section 10)

5. Fins de la collecte et de l'utilisation

Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels uniquement pour les fins suivantes :

• Répondre à vos demandes de contact ou de démonstration
• Vous fournir de l'information sur nos services
• Fournir, maintenir et améliorer nos services
• Améliorer le fonctionnement et l'expérience utilisateur du site web
• Vous envoyer des communications commerciales, uniquement si vous y avez consenti de manière explicite (conformément à la Loi canadienne anti-pourriel, L.C. 2010, ch. 23)
• Respecter nos obligations légales et réglementaires
• Prévenir la fraude et assurer la sécurité de nos systèmes

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins identifiées ci-dessus, conformément au principe de minimisation prévu à l'article 13 de la LPRPSP et au principe 4.4 de PIPEDA.

6. Consentement

En soumettant vos renseignements via notre formulaire de contact ou en utilisant nos services, vous consentez à ce que Clarifa les recueille et les utilise aux fins décrites dans la présente politique. Votre consentement est libre, éclairé et donné à des fins spécifiques, conformément aux articles 13.1 et 14 de la LPRPSP.

Selon la nature des renseignements et le contexte, votre consentement peut être exprès ou implicite, conformément aux exigences de la LPRPSP et de PIPEDA (principe 4.3).

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en communiquant avec notre RPRP. Le retrait du consentement ne compromet pas la légalité du traitement effectué avant le retrait et peut limiter notre capacité à vous fournir certains services.

7. Communication à des tiers

Nous ne vendons, ne louons et ne partageons jamais vos renseignements personnels à des tiers à des fins commerciales.

Vos renseignements peuvent être communiqués aux catégories suivantes de tiers, uniquement dans la mesure nécessaire :

• Fournisseurs de services technologiques : hébergement web, outils d'analyse, services infonuagiques, plateformes de communication
• Fournisseurs d'intelligence artificielle : fournisseurs de modèles AI utilisés dans le cadre de nos services
• Autorités compétentes : lorsque requis par la loi ou une ordonnance judiciaire

Conformément à l'article 18.3 de la LPRPSP et au principe 4.1.3 de PIPEDA, ces fournisseurs sont liés par des obligations contractuelles de confidentialité et ne peuvent utiliser vos renseignements qu'aux fins prévues.

8. Transfert à l'extérieur du Québec et du Canada

Dans le cadre de nos activités, vos renseignements personnels peuvent être transférés et traités à l'extérieur du Québec ou du Canada, notamment aux États-Unis, par nos fournisseurs de services technologiques (hébergement web, services infonuagiques, fournisseurs de modèles AI, outils d'analyse).

Conformément à l'article 17 de la LPRPSP, avant tout transfert à l'extérieur du Québec, nous effectuons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour nous assurer que vos renseignements bénéficieront d'une protection adéquate. Nous concluons des ententes contractuelles avec ces fournisseurs afin d'encadrer la protection de vos renseignements.

Conformément au principe 4.1.3 de PIPEDA, lorsque des renseignements sont transférés à un tiers pour traitement, nous utilisons des moyens contractuels pour assurer un niveau de protection comparable.

Veuillez noter que les renseignements personnels traités dans un autre pays peuvent être soumis aux lois de ce pays, lesquelles peuvent différer des lois canadiennes en matière de protection des renseignements personnels.

9. Conservation et destruction

Vos renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou aussi longtemps que requis par la loi. À titre indicatif :

• Demandes de contact : conservées pour la durée de la relation d'affaires potentielle, puis détruites après un délai raisonnable
• Données contractuelles : conservées pendant la durée du contrat et pour la période de prescription légale applicable
• Données de navigation : conservées pour une durée maximale de 13 mois

Lorsque ces fins sont accomplies, les renseignements sont détruits ou anonymisés de manière sécurisée, conformément à l'article 23 de la LPRPSP.

10. Cookies et technologies de suivi

Notre site web utilise des cookies techniques essentiels au bon fonctionnement du site. Ces cookies ne collectent pas de renseignements personnels à des fins de marketing ou de profilage.

Si nous utilisons des cookies analytiques ou de performance, vous serez informé et votre consentement sera demandé avant leur activation, conformément à l'article 8.1 de la LPRPSP relatif à la confidentialité par défaut.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies ou être averti lorsqu'un cookie est placé. Notez que la désactivation de certains cookies peut affecter le fonctionnement du site.

11. Mesures de sécurité

Conformément à l'article 10 de la LPRPSP et au principe 4.7 de PIPEDA, nous mettons en place des mesures de sécurité raisonnables et proportionnelles à la sensibilité des renseignements pour les protéger contre l'accès non autorisé, la perte, la modification ou la divulgation. Ces mesures incluent notamment :

• Le chiffrement des communications (HTTPS/TLS)
• Le contrôle d'accès aux données
• L'utilisation de fournisseurs d'hébergement offrant des standards de sécurité reconnus
• La sensibilisation de notre équipe à la protection des renseignements personnels

12. Incidents de confidentialité

Conformément aux articles 3.5 à 3.8 de la LPRPSP, Clarifa tient un registre des incidents de confidentialité. En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous en aviserons :

• La Commission d'accès à l'information du Québec (CAI)
• Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, lorsque applicable en vertu de PIPEDA
• Les personnes concernées

Ces avis seront transmis dans les meilleurs délais, conformément aux exigences de la loi applicable.

13. Vos droits

13.1 Droits en vertu de la LPRPSP (Loi 25)

Si vous résidez au Québec, vous disposez des droits suivants en vertu de la LPRPSP :

• Droit d'accès (art. 27) : obtenir la communication de vos renseignements personnels détenus par Clarifa, ainsi que les informations relatives à leur utilisation et aux tiers à qui ils ont été communiqués
• Droit de rectification (art. 28) : faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques
• Droit de suppression : demander la suppression de vos renseignements personnels lorsque la collecte ou l'utilisation n'est pas conforme à la loi
• Droit à la portabilité (art. 27.3) : obtenir une copie de vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé
• Droit de désindexation (art. 28.1) : demander la cessation de la diffusion d'un renseignement personnel ou la désindexation d'un hyperlien rattaché à votre nom
• Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment pour l'avenir

13.2 Droits en vertu de PIPEDA

Si vous résidez au Canada à l'extérieur du Québec, vous disposez de droits similaires en vertu de PIPEDA, notamment :

• Droit d'accès (principe 4.9) : obtenir la communication de vos renseignements personnels sur demande
• Droit de rectification (principe 4.9.5) : contester l'exactitude de vos renseignements et les faire corriger
• Droit de retrait du consentement (principe 4.3.8) : retirer votre consentement, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles
• Droit de plainte : contester nos pratiques en matière de renseignements personnels

13.3 Autres juridictions

Si vous résidez dans une juridiction offrant des droits supplémentaires en matière de protection des données, nous nous engageons à respecter ces droits dans la mesure du possible. N'hésitez pas à communiquer avec notre RPRP pour discuter de votre situation.

13.4 Comment exercer vos droits

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à notre RPRP à william.belanger@clarifa.ai. Veuillez fournir suffisamment d'informations pour nous permettre de vérifier votre identité et de traiter votre demande. Nous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours.

14. Protection des renseignements des mineurs

Nos services s'adressent à des entreprises et des professionnels. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels concernant des personnes de moins de 14 ans. Si nous apprenons que nous avons recueilli de tels renseignements sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale, nous les supprimerons dans les meilleurs délais. Si vous croyez que nous détenons des renseignements concernant un mineur de moins de 14 ans, veuillez communiquer avec notre RPRP.

15. Modifications à la politique

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique à tout moment afin de refléter l'évolution de nos pratiques, de nos services ou des exigences légales. Toute modification sera publiée sur cette page avec la date de mise à jour. Les modifications importantes feront l'objet d'un avis visible sur notre site web. Nous vous encourageons à consulter cette page régulièrement.

16. Plaintes et recours

Si vous estimez que vos renseignements personnels n'ont pas été traités conformément à la présente politique ou à la loi, vous pouvez :

• Nous contacter directement : communiquer avec notre RPRP à william.belanger@clarifa.ai. Nous nous engageons à répondre à toute plainte dans un délai de 30 jours.
• Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) : si vous résidez au Québec ou si votre plainte concerne la LPRPSP, vous pouvez déposer une plainte auprès de la CAI.
  www.cai.gouv.qc.ca
• Commissariat à la protection de la vie privée du Canada : si vous résidez au Canada à l'extérieur du Québec ou si votre plainte concerne PIPEDA, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissariat.
  www.priv.gc.ca